Ya hace un mes

Ya hace un mes que se publicó la ISO 14001:2015

¿Te has dado cuenta que ya hace un mes que se publicó la nueva versión de la norma ISO 14001? Fue el 15 de septiembre, y menos de una semana después se publicaba la nueva ISO 9001.

Ambas normas traen un montón de novedades, aunque cuando las analizamos un poco, vemos que algunas cosas han cambiado menos de lo que aparentan.

Los cambios más visibles

El cambio más aparente es el nuevo orden que se ha dado al redactado de las normas. Ahora, todas las normas sobre sistemas de gestión desarrolladas por ISO seguirán la misma estructura. Todas tendrán 10 apartados, con el mismo título (o muy similar) y con unos contenidos muy parecidos.

El cambio de estructura de la norma simplemente hará más sencillo integrar sistemas, pero en ningún caso significa que tengamos que modificar toda nuestra documentación para que se adapte a la nueva estructura.

El segundo tema más visible, y probablemente de mayor importancia que el anterior, es la aparición de nuevos requisitos en ambas normas. En concreto el apartado 4, sobre el contexto de la organización y el apartado 6.1, sobre las acciones para abordar riesgos y oportunidades.

La norma no nos dice cómo debemos realizar el estudio del contexto ni cómo debemos considerar los riesgos y las oportunidades, y tampoco nos pide documentación al respecto. La norma no lo pide, pero si no documentamos, difícilmente podremos demostrar al auditor que hemos hecho los deberes en estos puntos.

Aunque en muchos foros se habla de la mayor importancia del liderazgo en las nuevas versiones de la norma, la verdad es que analizando en detalle el apartado 5 sobre liderazgo no se introduce mucha cosa nueva, y como siempre el compromiso de la dirección con el sistema es una cosa bastante etérea y difícil de auditar.

Los pequeños cambios

Además de los ya mencionados, en la norma se han realizado pequeños cambios, en la mayoría de los casos para aclarar algún requisito que ya estaba implícito en versiones anteriores, pero que era ignorado por la mayoría de empresas. Por ejemplo, la norma ISO 14001:2004, en su anexo A, apartado A.3.1, ya nos indicaba que se deberían considerar, entre otros, los aspectos ambientales relacionados con la extracción y distribución de materias primas y recursos naturales y con la distribución, uso y fin de la vida útil de los productos, lo cual no difiere mucho de la perspectiva de ciclo de vida que exige la nueva versión de la norma.

Los “falsos” cambios

Las nuevas versiones de la norma también traen lo que podríamos denominar “falsos” cambios, que son cambios en los requisitos que a la práctica no van a modificar nada de nuestro sistema.

Uno de ellos, por ejemplo, es el de la información documentada. En teoría desaparecen los documentos y los registros y a todo se le llama información documentada, pero la propia norma ISO 14001:2015 ya nos indica en su Anexo A, apartado A.3 que para diferenciar la intención del término genérico “información documentada”, en esta Norma Internacional se usa ahora la frase “conservar información documentada como evidencia de ...”, que significa registros, y “mantener información documentada” que significa otra documentación distinta de registros.

¿Hasta cuándo tengo tiempo?

El periodo de transición para la nueva versión de las normas es de 3 años. Esto quiere decir que cualquier certificado según la norma ISO 9001:2008 o ISO 14001:2004, perderá su validez en septiembre de 2018.

Lo más lógico, sin embargo, sería hacer la transición aprovechando la renovación del certificado (a no ser que ésta sea inminente y no nos hayamos preparado con antelación, implantando los cambios aparecidos en los diferentes borradores de las normas).

¿Por dónde empezamos?

Información

El primer paso para abordar la adaptación de nuestro sistema a las nuevas versiones de las normas es leerlas. No solo los aparatados del 4 al 10, que son los que contienen los requisitos, sino también los capítulos del 0 al 3, con la Introducción, el Objeto y campo de aplicación, las Referencias normativas y las Definiciones, así como el Anexo A, donde se dan orientaciones para la implementación.

Realizar algún curso de formación puede ser interesante, aunque la elección del mismo debería tener muy en cuenta cuáles son nuestros objetivos: que nos expliquen las cosas para que nos suene la canción, profundizar en las diferencias entre las normas, aprender cómo dar cumplimiento a los requisitos o incluso conocer a otras personas que están como nosotros en proceso de adaptación. Si tu objetivo es saber qué pide la norma, por qué lo pide, cómo lo cumplimos, el Programa de adaptación a las ISOs del 2015 puede ser lo que necesites.

Planificación

Contar con colaboración externa para la adaptación del sistema puede ser realmente útil, no tanto porque el consultor pueda aportar algo que no podamos hacer nosotros mismos, sino por la efectividad en cuanto a coste y tiempo. Por ejemplo, con una auditoría interna realizada por un consultor externo y que nos evalúe qué nos falta para cumplir con los requisitos de las nuevas normas, matamos 2 pájaros de un tiro. Por un lado tenemos la auditoría interna realizada, y por el otro, tenemos una base para planificar de la forma más efectiva posible los pasos que debemos dar para la transición.

En las auditorías de seguimiento, realizadas por nuestros auditores de certificación, es posible que también se nos informe sobre cuán lejos estamos de cumplir con las nuevas normas, aunque esto dependerá de las normas internas de cada empresa de certificación.

Adaptación

El siguiente paso, sería abordar los nuevos temas, para los que posiblemente no tendremos documentación: conocimiento del contexto y acciones para abordar riesgos y oportunidades.

Finalmente, hacer las modificaciones de los requisitos existentes, aunque podemos aprovechar que hacemos cualquier cambio en la documentación para introducir ya los nuevos requisitos.

 

Si quieres recibir más información sobre el Programa de adaptación a las ISOs del 2015, visítanos en este enlace. Puedes dejarnos tus datos de contacto para que te avisemos de las novedades. Empezaremos en marzo de 2016.

Y vosotros, ¿habéis empezado la adaptación del sistema en vuestra empresa? ¿qué cambios os parecen más relevantes? Podéis dejar vuestros comentarios aquí.

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