Las 5 preguntas para conseguir que nuestra revisión por la dirección sea efectiva

Las 5 preguntas para una revisión por la dirección efectiva

Estamos a principio de año y en muchas empresas es el momento de realizar el balance del año anterior. A veces esta recopilación de lo que hemos hecho el año pasado es una obligación legal. Necesitamos información sobre la cantidad de envases que hemos puesto en el mercado para hacer la declaración de envases o los datos sobre qué cantidades de residuos y cómo los hemos gestionado para hacer la declaración de residuos.

En nuestro sistema de gestión, este balance de lo que hemos conseguido es lo que denominamos Revisión por la Dirección, que no tiene por qué ser anual.

La Revisión por la Dirección, sin embargo, va un poco más allá de ser un mero balance, y debería considerarse como una de las acciones más estratégicas de nuestra empresa.

La Revisión por la Dirección en la nueva versión de las normas ISO 9001 e ISO 14001

Las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 recogen los requisitos que debe cumplir nuestra Revisión por la Dirección en su apartado 9.3. Este apartado de las normas se estructura en 3 partes:

  1. Para qué sirve la revisión por la dirección
  2. Qué información hemos de tener en cuenta, como entrada a este proceso
  3. Qué salidas debemos obtener del proceso

Las 5 preguntas clave de la Revisión por la Dirección

Realizar la revisión por la dirección no es complicado, aunque puede ser laborioso. La principal guía son los contenidos que recogen las propias normas. Sin embargo, con todo el listado de entradas y salidas, a veces nos puede pasar que perdamos de vista para qué estamos haciendo todo el proceso de Revisión por la Dirección.

Básicamente, la Revisión por la Dirección ha de responder a las siguientes preguntas:

  1. ¿Los resultados de lo que hemos hecho son satisfactorios?
  2. ¿Ha habido cambios en el contexto en el que operamos que requieren que nos adaptemos?
  3. ¿Podemos mejorar?
  4. ¿Qué acciones vamos a tomar para corregir lo que está mal, adaptarnos al contexto y mejorar?
  5. ¿Qué recursos necesitamos para llevar a cabo estas acciones?
    (los recursos incluyen personas, conocimientos, equipos e infraestructura y recursos externos de apoyo, los cuales pueden suponer un coste económico para nuestra empresa)

Las preguntas 1 y 2 darían forma a lo que suele entenderse por “Informe de Revisión por la Dirección”, donde recogemos para cada uno de los elementos de entrada que nos dice la norma, los indicadores asociados, su evolución y la valoración de los mismos.

Las preguntas 3 y 4 es lo que suele tratarse en la reunión en la que se exponen los resultados anteriores y, si no se han incluido en el Informe de Revisión por la Dirección, pueden documentarse por ejemplo en un acta de la reunión. En las acciones a tomar debemos incluir los objetivos de mejora.

La pregunta 5 también debe tratarse en la reunión de la revisión, aunque es posible que no puedan determinarse con precisión todos los recursos requeridos (especialmente su coste) y puede ser necesario hacer estudios complementarios y aprobaciones posteriores.

El acta de la revisión, debe comunicarse a todos los participantes y ser aprobada por la alta dirección.

¿Son necesarios un informe, una reunión y un acta para llevar a cabo la Revisión por la Dirección?

Si bien el informe y el acta son una herramienta útil a la hora de dejar constancia documental del proceso de Revisión por la Dirección y una reunión puede ser una forma efectiva de transmitir información, generar propuestas de acción y obtener compromisos, no es obligatorio utilizar estas 3 herramientas.

La información que recoge el Informe de Revisión por la Dirección es información que deriva del sistema de gestión, y por lo tanto bastaría con hacer referencia a que se examina dicha información.

La transmisión de la información puede realizarse por e-mail, y se pueden solicitar las propuestas de acción y luego los compromisos también a través de este medio.

Finalmente, la aprobación de las acciones propuestas, de los objetivos y de los recursos necesarios, puede documentarse también mediante un e-mail de la alta dirección, en la que confirme dicha aprobación.

Seguramente, pueden encontrarse otras alternativas para la realización y documentación de las actividades anteriores, pero desde la experiencia de SFT Consultoría, creemos que lo mejor es realizar el informe, presentarlo en una reunión y redactar un acta de la misma, que sea aprobada por la alta dirección.

Y en vuestra empresa, ¿cómo realizáis la revisión por la dirección? Puedes dejar tus comentarios a continuación, y si te ha gustado el artículo, lo puedes compartir en tus redes sociales.

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