Consejos del sistema - Planificación

El año en el cual implantamos nuestro sistema de gestión ambiental, normalmente con la ayuda de un consultor externo, realizamos todas las tareas periódicas del sistema al tiempo que vamos desarrollando los procedimientos. Una vez pasada la certificación, los retrasos y prisas a la hora de realizar la evaluación de aspectos, la planificación de auditorías o, sobre todo, el seguimiento de los objetivos y metas o del estado de las no conformidades suelen ser la tónica habitual.

Es probable que en nuestro sistema de gestión hayamos definido un calendario para tener presentes las obligaciones legales (declaración de residuos, declaración de envases, presentación del próximo estudio de minimización de residuos, próxima analítica de vertidos, etc.). Si no disponemos de esta sencilla herramienta es momento de que nos planteemos seriamente su implantación. En el caso de que sí dispongamos de ella, pero únicamente para los requisitos legales, puede ser muy interesante ampliar su función y añadirle las tareas periódicas derivadas del sistema. De esta forma, de un simple vistazo, podremos ver cuáles son las tareas a realizar próximamente.

La información que suelo incluir en el calendario de planificación es la siguiente: la actuación a realizar (por ejemplo Declaración de residuos o seguimiento de objetivos), de dónde surge esta obligación (Ley 22/2011 o Procedimiento de objetivos y metas), la periodicidad con la que debe realizarse (anual, trimestral) y finalmente el responsable (responsable de residuos, coordinador del SG). En el calendario se marca en rojo cuándo debe realizarse la actuación y en verde cuando se ha realizado realmente (en caso de grandes discrepancias entre lo planificado y lo ejecutado debería abrirse una No-Conformidad y determinar por qué ha ocurrido este retraso, de forma que podamos refinar el método para que no vuelva a suceder).

Para rizar el rizo, este calendario puede integrarse con nuestra agenda (bien en Outlook, en Lotus Notes o en Google Calendar, por ejemplo), y programar avisos para que nos acordemos de realizar las actuaciones. Deberemos tener en cuenta, eso sí, que para algunas tareas los avisos deberán alertarnos con tiempo suficiente, para que podamos recopilar la información necesaria, que a veces se encuentra en otros departamentos, o bien contactar con empresas externas, como el caso de las analíticas e inspecciones oficiales.

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